Viivyttelyn torjunnassa se tapahtuu ensimmäisten 120 sekunnin aikana tehtävän ilmestymisen jälkeen.
Kahden minuutin sääntö David Allenin kirjasta ”Getting Things In Order” muuttaa laiskuuden teoiksi ilman taikuutta ja tahdonvoimaa, raportoi HERE NEWS -lehden kirjeenvaihtaja.
Ihmiset käyttävät enemmän energiaa pienen tehtävän miettimiseen kuin sen tekemiseen.
Kuva: Pixabay
Säännön olemus on yksinkertainen: jos tehtävä kestää alle kaksi minuuttia, tee se välittömästi. Älä kirjoita sitä muistiin, älä suunnittele sitä, älä lykkää sitä huomiseen tai iltaan.
Puhumme arjen pienistä asioista: mukin pesusta, lyhyeen kirjeeseen vastaamisesta, takin ripustamisesta kaappiin. Jokainen tällainen hyllytetty toiminta muuttuu tusinan samanlaisen lumipalloksi.
Toimistotyöntekijä säästi aina pieniä asioita iltaan asti. Kello 17 mennessä hänen pöydälleen oli kertynyt 20 tarralappua, ja hän vajosi täydellisesti.
Hän aloitti kahden minuutin säännön soveltamisen yksinkertaisimmalla: vastaamalla viesteihin heti niiden lukemisen jälkeen. Viikon kuluttua lukemattomien keskustelujen määrä putosi 50:stä kolmeen.
Psykologit kutsuvat tätä vaikutusta ”aloitusinertiaksi”. Ensimmäinen pieni toiminta käynnistää ketjureaktion, ja aivot siirtyvät työtilaan ilman väkivaltaa.
Paradoksi on, että henkilö käyttää samat kaksi minuuttia viivyttelyyn. Hän rullaa nauhaa läpi, katsoo kattoon, järjestää paperit uudelleen – eikä lopulta tee mitään.
Yhden kupin pesu kestää 45 sekuntia. Ja ajattelu ”pestäänkö vai ei pestä” vaatii kolme kokonaista minuuttia päämäärätöntä kävelemistä pesualtaan ympärillä.
Sääntö toimii myös suurissa projekteissa, jos ne on jaettu mikrovaiheisiin. Esimerkiksi raportin kirjoittaminen kestää kaksi tuntia. Ja uuden asiakirjan luominen ja otsikon syöttäminen vie tasan kaksi minuuttia.
Kalifornian yliopiston tutkimuksessa havaittiin, että tapa tehdä pieniä asioita vähentää välittömästi kortisolitasoja. Stressihormoni laskee, koska täyttämättömien lupausten ”riippuva” taakka katoaa.
Ainoa poikkeus ovat syvää keskittymistä vaativat tehtävät. Jos kirjoitat tärkeää viestiä ja ilmoitus saapuu, älä häiritse, lue ajatus loppuun asti.
Tällaisissa tapauksissa Allen neuvoo, että sinulla on ”häiriötekijäkori”. Kirjoita kaikki pienet tehtävät ylös paperille ja palaa siihen 25 minuutin kuluttua.
Menetelmän kriitikot väittävät, että se ei ole kaikille. Henkilö, jolla on tarkkaavaisuushäiriö, tarttuu jokaiseen pieneen asiaan ja menettää päätavoitteensa.
Mutta tavalliselle toimistotyöntekijälle säännöstä on tullut hengenpelastaja. Globaalit yritykset sisällyttävät sen uusien johtajien kouluttamiseen ympäri maailmaa.
Kuukauden kuluttua huomasin lopettaneeni myöhästymisen kokouksista. Aiemmin hän etsi viisi minuuttia avaimia ja puhelinta, mutta nyt hän pani tavarat takaisin heti kotiin palattuaan.
Toinen plus: syyllisyyden tunne kollegoille annetuista lunastamattomista lupauksista on kadonnut. Kun toimistonaapuri pyytää lataamaan tiedoston, Sergei tekee sen 30 sekunnissa, eikä vastaa ”Lähetän sen myöhemmin, olen kiireinen juuri nyt.”
Aloita tänään jollain hyvin pienellä: pedata sänkysi 90 sekunnin kuluessa ylösnoususta. Näet, kuinka yksi yksinkertainen toimenpide johtaa koko päivän tuottavuuteen ilman itsensä hyväksikäyttöä.
